CONTRATO DE SUBCONTRATAÇÃO (RGPD)

nos termos do artigo 28.º do RGPD — Plataforma DR. INFO (DR. INFO Clinical / DR. INFO Workflow)

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Versão: 1.0
Nota linguística: A presente é uma versão em língua inglesa disponibilizada para fins meramente informativos. A versão celebrada com o cliente é concluída em alemão (AVV); prevalece o texto alemão. A presente tradução para português constitui uma tradução informativa e não vinculativa.

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Partes

O presente Contrato é celebrado entre:

Responsável pelo tratamento ("Cliente"): a organização de cuidados de saúde ou o profissional de saúde que aceita o presente Contrato através da respetiva conta registada. A identidade do Cliente, o seu representante autorizado e os respetivos dados de contacto são os que constam da conta do Cliente e que ficam registados no Registo de Configuração do Cliente (Customer Configuration Record) no momento da aceitação.

Subcontratante:
Synduct GmbH, Bergmannstr. 58, 80339 München, Deutschland
HRB 298232, Amtsgericht München — USt-IdNr.: DE455696850
Gerente (Managing Director): Valentine Emmanuel
Contacto de privacidade: regulatory@synduct.com

(cada uma, uma "Parte" e, em conjunto, as "Partes")

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Preâmbulo

(A) O Responsável pelo tratamento é uma organização de cuidados de saúde ou um profissional de saúde cujo pessoal está sujeito a sigilo profissional (§ 203 StGB) e que está sujeito ao RGPD e à BDSG no tratamento de dados de doentes.

(B) O Subcontratante disponibiliza a Plataforma DR. INFO, uma plataforma de fluxos de trabalho em cuidados de saúde assistida por inteligência artificial, prestada através de dois canais de produto: DR. INFO Clinical (aplicação web) e DR. INFO Workflow (software instalado com integração no sistema de gestão do consultório). Ao prestar a Plataforma, o Subcontratante trata dados pessoais — incluindo dados de saúde (artigo 9.º do RGPD) — por conta do Responsável pelo tratamento.

(C) O presente Contrato dá execução ao artigo 28.º, n.º 3, do RGPD relativamente a todo esse tratamento, independentemente do canal de produto, do Módulo de Fluxo de Trabalho (Workflow Module) ou do Perfil de Implementação (Deployment Profile). Foi concebido como um contrato-quadro: o corpo do contrato abaixo é estável; o detalhe operacional consta de Anexos versionados que apenas podem ser atualizados dentro dos limites estritos do § 16.

(D) Os termos iniciados por maiúscula são utilizados com o significado que lhes é atribuído no § 1 e no Dicionário do Produto (Product Dictionary), o qual serve de auxiliar de interpretação do presente Contrato.

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§ 1 Definições

1.1 Os termos definidos no artigo 4.º do RGPD («dados pessoais», «tratamento», «responsável pelo tratamento», «subcontratante», «violação de dados pessoais», «pseudonimização») têm o significado aí previsto.

1.2 Adicionalmente:

• «Cliente» — o Responsável pelo tratamento, na sua qualidade de destinatário dos serviços da Plataforma;
• «Plataforma» — a Plataforma DR. INFO, que compreende os canais de produto DR. INFO Clinical (aplicação web) e DR. INFO Workflow (software instalado, incluindo o Agente PVS);
• «Módulo de Fluxo de Trabalho» (Workflow Module) — uma funcionalidade da Plataforma, tal como catalogada no Anexo A;
• «Ativação de Módulo» (Module Activation) — a habilitação registada de um Módulo de Fluxo de Trabalho pelo administrador autorizado do Responsável pelo tratamento, no âmbito da Plataforma, que constitui uma instrução documentada (§ 4.2);
• «Desidentificação (Masking)» — a remoção ou substituição de identificadores diretos nos Dados de Origem (Source Data) previamente ao tratamento assistido por IA; do ponto de vista jurídico, uma forma de pseudonimização (artigo 4.º, ponto 5, do RGPD) — os dados mascarados permanecem dados pessoais;
• «Anonimização» — a transformação irreversível de acordo com o padrão do Considerando 26 do RGPD (Parecer 05/2014 do Grupo de Trabalho do Artigo 29.º), aplicada exclusivamente ao programa de dados de treino nos termos do Anexo G, devendo cumprir o padrão de irreversibilidade especificado no Anexo G. Os derivados de serviço retidos na conta nos termos do Anexo A (por exemplo, transcrições do Scribe e relatórios gerados armazenados) são dados pessoais desidentificados (mascarados), ou seja, pseudonimizados, e não dados anonimizados;
• «Zero Data Retention» — uma configuração e um enquadramento contratual ao abrigo dos quais um fornecedor de Modelo de Base (Foundation-Model) não armazena quaisquer prompts ou resultados após a inferência e não utiliza quaisquer dados do Cliente para o treino de modelos;
• «Registo de Configuração do Cliente» (Customer Configuration Record) — o registo previsto no Anexo B, Apêndice B-1, que documenta o(s) canal(is) de produto do Responsável pelo tratamento, o Perfil de Implementação e os Módulos de Fluxo de Trabalho ativados;
• «Anexos» — os documentos enumerados no § 2.3, tal como pontualmente alterados nos termos do § 16.

§ 2 Objeto; estrutura do presente Contrato

2.1 O Subcontratante trata dados pessoais por conta do Responsável pelo tratamento exclusivamente para a prestação da Plataforma e dos Módulos de Fluxo de Trabalho ativados pelo Responsável pelo tratamento.

2.2 O presente Contrato rege todo esse tratamento em ambos os canais de produto e em todos os Perfis de Implementação.

2.3 Os seguintes Anexos constituem parte integrante do presente Contrato:

O Anexo D (a Lista de Subcontratantes) encontra-se publicado em https://www.drinfo.ai/legal/sub-processors. As versões atuais dos restantes Anexos são disponibilizadas ao responsável pelo tratamento mediante pedido (regulatory@synduct.com), inclusive antes de o responsável pelo tratamento aceitar o presente Contrato.

2.4 Ordem de prevalência: (1) o direito imperativo; (2) o corpo do presente Contrato; (3) os Anexos A-G; (4) o Dicionário do Produto e os documentos de apoio referenciados. Em caso de conflito, prevalece a fonte de grau superior. Os acordos individualmente negociados prevalecem sobre as presentes condições-tipo (§ 305b BGB); é intenção das Partes que as alterações ao corpo do presente Contrato sejam efetuadas na forma prevista no § 16.1.

§ 3 Natureza e finalidade do tratamento; duração; categorias de dados; titulares dos dados

3.1 Natureza e finalidade: a receção de Dados de Origem — incluindo, no canal DR. INFO Workflow, a exportação assistida por agente de dados de processo clínico a partir do sistema de informação do consultório do Responsável pelo tratamento (por exemplo, CGM M1 Pro, tomedo), dentro do ambiente do Responsável pelo tratamento e apenas mediante instrução de um Utilizador Autorizado —, a validação, a Desidentificação (Masking), a estruturação, a extração, a sumarização, a transcrição (Módulo Scribe), a elaboração e a devolução de Resultados de Fluxo de Trabalho (Workflow Outputs) relativos aos Fluxos de Trabalho administrativos e de documentação descritos no Anexo A, bem como a subsequente eliminação.

3.2 Duração: a vigência do presente Contrato corresponde à vigência do contrato de serviços principal (§ 15).

3.3 Categorias de titulares dos dados: doentes do Responsável pelo tratamento; Utilizadores Autorizados; demais pessoal do Responsável pelo tratamento; e, quando constem dos Documentos de Origem: profissionais terceiros e familiares mencionados nos registos.

3.4 Categorias de dados pessoais: conforme especificado por Módulo de Fluxo de Trabalho no Anexo A, incluindo categorias especiais de dados pessoais (dados de saúde, artigo 9.º, n.º 1, do RGPD), tais como diagnósticos, medicação, registos de tratamento, dados de baixa médica e — apenas no caso do Módulo Scribe — gravações de voz de consultas. As categorias de dados não enumeradas no Anexo A relativamente a um Módulo ativado pelo Responsável pelo tratamento não são tratadas, exceto as categorias ao nível da plataforma descritas no Anexo A (dados da conta de utilizador, consultas de utilizador com identificadores mascarados, telemetria pseudonimizada), que são tratadas para todos os Clientes.

3.5 Local de tratamento: exclusivamente dentro da UE/EEE, sem prejuízo do § 9.

3.6 Repartição de papéis: para a administração do contrato, a gestão das contas de utilizador, a faturação e a melhoria agregada do serviço com base em dados de utilização com identificadores mascarados, o Subcontratante atua como responsável pelo tratamento independente na aceção do artigo 4.º, ponto 7, do RGPD, com fundamento jurídico no artigo 6.º, n.º 1, alíneas b) e f), do RGPD; a tais tratamentos aplica-se a política de privacidade do Subcontratante. O presente Contrato rege todos os demais tratamentos descritos no Anexo A.

3.7 Fundamento jurídico para os dados de saúde: Na qualidade de Responsável pelo tratamento, o Cliente é o único responsável por estabelecer um fundamento jurídico válido para o tratamento de categorias especiais de dados pessoais (dados de saúde) nos termos do artigo 9.º, n.º 2, do RGPD. O Responsável pelo tratamento garante que o consentimento explícito do doente ou outra derrogação válida ao abrigo do artigo 9.º do RGPD foi legalmente assegurado antes de transmitir quaisquer dados de saúde à Plataforma. O Subcontratante trata os dados exclusivamente com base nesta garantia e não está sujeito a qualquer obrigação legal de verificar a existência ou a validade do fundamento jurídico do Responsável pelo tratamento.

§ 4 Tratamento com base em instruções documentadas

4.1 O Subcontratante trata dados pessoais apenas com base em instruções documentadas do Responsável pelo tratamento (artigo 28.º, n.º 3, alínea a), do RGPD), inclusive no que respeita às transferências para países terceiros, salvo se a tal for obrigado pelo direito da União ou de um Estado-Membro; nesse caso, o Subcontratante informa o Responsável pelo tratamento dessa exigência jurídica antes do tratamento, salvo se esse direito o proibir por motivos importantes de interesse público.

4.2 As instruções documentadas são constituídas por: (a) o presente Contrato, incluindo os seus Anexos; (b) o Registo de Configuração do Cliente; (c) as Ativações de Módulo registadas, efetuadas pelo administrador autorizado do Responsável pelo tratamento no âmbito da Plataforma (forma eletrónica, artigo 28.º, n.º 9, do RGPD); e (d) instruções individuais em forma de texto (correio eletrónico) provenientes das pessoas designadas pelo Responsável pelo tratamento como autorizadas a instruir.

4.3 O Subcontratante mantém um registo de instruções (incluindo todas as Ativações de Módulo, com utilizador, data e hora, Módulo e versão do Anexo A) e disponibiliza-o ao Responsável pelo tratamento mediante pedido.

4.4 Se o Subcontratante considerar que uma instrução viola o RGPD ou outras disposições de proteção de dados, informa imediatamente o Responsável pelo tratamento (artigo 28.º, n.º 3, terceiro parágrafo, do RGPD) e pode suspender a execução dessa instrução até que a mesma seja confirmada ou alterada pelo Responsável pelo tratamento. O Subcontratante pode recusar instruções manifestamente ilícitas.

4.5 As instruções que excedam o âmbito de serviços contratualmente acordado são tratadas como pedidos de alteração; qualquer custo adicional é acordado antes da execução (§ 14.2).

§ 5 Desidentificação, tratamento por IA, proibição de utilização para treino

5.1 Os identificadores diretos nos Dados de Origem são removidos ou substituídos (Desidentificação/Masking) antes da transmissão ao fornecedor do Modelo de Base. No Perfil de Implementação B (software instalado), o Masking é efetuado integralmente dentro do ambiente do Responsável pelo tratamento; no Perfil de Implementação A (aplicação web), o Masking é efetuado dentro do ambiente do Subcontratante na UE, previamente à chamada do serviço de IA. O presente § 5.1 não se aplica ao áudio do Scribe, que não pode ser tecnicamente mascarado antes da transcrição e que é tratado com base no consentimento explícito do doente (Anexo A-4).

5.2 O tratamento pelo Modelo de Base é efetuado através do Google Cloud Vertex AI (Gemini), região da UE, em regime de Zero Data Retention: sem armazenamento de prompts ou resultados após a inferência, sem registo de prompts para monitorização de abusos e sem utilização para o treino de modelos. No caso do Módulo Scribe, a transcrição de voz para texto é adicionalmente efetuada pela Speechmatics Ltd. (Anexo D) em condições equivalentes: apenas tratamento transitório, eliminação de acordo com os prazos de eliminação do Scribe (Anexo A-4) e sem utilização dos dados do Responsável pelo tratamento para o treino de modelos. Estes compromissos refletem as condições e configurações dos fornecedores vigentes à data da celebração; as alterações do lado do fornecedor são tratadas nos termos dos §§ 8.2 e 16.

5.3 Proibição de utilização para treino: o Subcontratante não utiliza dados pessoais identificáveis ou pseudonimizados do Responsável pelo tratamento para o treino, o afinamento (fine-tuning) ou a avaliação de modelos de IA. A utilização de dados irreversivelmente anonimizados para tais finalidades ocorre apenas quando separadamente acordada com o Responsável pelo tratamento e exclusivamente em conformidade com o Anexo G; a participação é voluntária, fica registada no Registo de Configuração do Cliente e pode ser cessada pelo Responsável pelo tratamento a qualquer momento, com efeitos para o futuro. Os dados provenientes do Módulo Scribe — gravações, transcrições e entradas de processo clínico delas derivadas — ficam excluídos de qualquer disposição desta natureza.

5.4 Todo o Resultado de Fluxo de Trabalho é um projeto (rascunho) que carece de revisão por um Utilizador Autorizado; a Plataforma não tem a capacidade de expedir documentos a terceiros de forma autónoma.

§ 6 Confidencialidade; pessoal; § 203 StGB

6.1 O Subcontratante assegura que todas as pessoas autorizadas a tratar dados pessoais assumiram um compromisso de confidencialidade ou estão sujeitas a adequadas obrigações legais de confidencialidade (artigo 28.º, n.º 3, alínea b), do RGPD) e que tratam dados pessoais apenas de acordo com instruções (artigo 29.º e artigo 32.º, n.º 4, do RGPD).

6.2 Todas essas pessoas — incluindo prestadores de serviços independentes (freelancers) e contratados, e expressamente incluindo o pessoal remoto que participe em sessões de partilha de ecrã com o Responsável pelo tratamento — ficam adicionalmente vinculadas por escrito como mitwirkende Personen na aceção do § 203 Abs. 3, 4 StGB e são instruídas quanto às consequências criminais da divulgação não autorizada. Estas obrigações subsistem após o termo da respetiva relação. Este regime satisfaz igualmente o artigo 9.º, n.º 3, do RGPD: os dados de saúde são tratados sob a responsabilidade de pessoas vinculadas por obrigações de sigilo profissional.

6.3 O acesso a dados pessoais é concedido na base da necessidade de conhecer (need-to-know), ao abrigo de um modelo de acesso baseado em funções (Anexo E); as autorizações de acesso são revistas regularmente e revogadas sem demora injustificada em caso de alteração de função ou de saída.

6.4 O pessoal do Subcontratante recebe formação em proteção de dados antes do primeiro acesso a dados do Responsável pelo tratamento, bem como formação de atualização a intervalos adequados; são mantidos registos de formação.

§ 7 Segurança do tratamento (artigo 32.º do RGPD)

7.1 O Subcontratante aplica e mantém as medidas técnicas e organizativas previstas no Anexo E (TOM), tendo em conta o estado da técnica, os custos de aplicação e a natureza, o âmbito, o contexto e as finalidades do tratamento, bem como os riscos para os titulares dos dados — incluindo, conforme adequado: a cifragem dos dados pessoais em trânsito (TLS 1.2+) e em repouso; a pseudonimização; medidas destinadas a assegurar a confidencialidade, a integridade, a disponibilidade e a resiliência permanentes; a capacidade de restabelecer a disponibilidade após um incidente; e um processo de teste, apreciação e avaliação regulares da eficácia.

7.2 As TOM podem ser desenvolvidas em consonância com o progresso técnico; o nível de proteção nunca pode ser reduzido (§ 16.2). As alterações materiais são notificadas nos termos do § 16.

7.3 Mediante pedido, o Subcontratante demonstra a conformidade com o Anexo E, disponibilizando meios de prova adequados (extratos de configuração, relatórios de auditoria, certificações quando disponíveis, registos de testes).

§ 8 Subcontratantes subsequentes

8.1 O Responsável pelo tratamento concede autorização geral para a contratação dos subcontratantes subsequentes enumerados no Anexo D relativamente aos serviços aí descritos.

8.2 O Subcontratante notifica o Responsável pelo tratamento, em forma de texto, com uma antecedência mínima de 30 dias relativamente à pretendida adição ou substituição de um subcontratante subsequente. O Responsável pelo tratamento pode opor-se dentro deste prazo com fundamentos razoáveis de proteção de dados. As Partes procurarão uma solução amigável (por exemplo, medidas ou fornecedores alternativos); não sendo esta alcançada, o Responsável pelo tratamento pode resolver os serviços afetados — ou, caso a resolução parcial se revele desrazoável, o presente Contrato juntamente com o contrato de serviços principal — sem penalização, com efeitos a partir da data em que a alteração produz efeitos; a remuneração paga antecipadamente relativa a períodos posteriores à data em que a resolução produz efeitos é reembolsada proporcionalmente (pro rata).

8.3 O Subcontratante impõe a cada subcontratante subsequente, por via contratual, obrigações de proteção de dados materialmente equivalentes às previstas no presente Contrato — em particular garantias suficientes ao abrigo do artigo 28.º, n.os 1 e 4, do RGPD, confidencialidade, segurança nos termos do artigo 32.º, transparência e apoio às auditorias, bem como eliminação/devolução. Sempre que um subcontratante subsequente atue como mitwirkende Person na aceção do § 203 Abs. 3 StGB, o Subcontratante assegura as correspondentes obrigações de confidencialidade; para os fornecedores de infraestrutura e de serviços de IA sem acesso previsto a segredos de doentes em forma identificável, bastam os compromissos de confidencialidade nos termos do artigo 28.º, n.º 3, alínea b), do RGPD.

8.4 O Subcontratante permanece integralmente responsável perante o Responsável pelo tratamento pelo cumprimento das obrigações de cada subcontratante subsequente (artigo 28.º, n.º 4, segundo período, do RGPD).

8.5 A contratação de um subcontratante subsequente fora da UE/EEE exige adicionalmente o cumprimento do § 9.

§ 9 Transferências para países terceiros

9.1 O tratamento tem lugar na UE/EEE. Uma transferência de dados pessoais para um país terceiro apenas ocorre (a) mediante instrução documentada do Responsável pelo tratamento, ou (b) quando exigida para o serviço e salvaguardada nos termos do Capítulo V do RGPD.

9.2 Sempre que um subcontratante subsequente esteja sujeito à jurisdição de um país terceiro, o mecanismo de transferência aplicável é documentado no Anexo D por subcontratante subsequente — atualmente: o Quadro de Proteção de Dados UE-EUA (EU-U.S. Data Privacy Framework) (Decisão de Adequação ao abrigo do artigo 45.º do RGPD) para entidades norte-americanas certificadas, como a Google LLC, e a Decisão de Adequação UE-Reino Unido (artigo 45.º do RGPD, em vigor até 27 de dezembro de 2026) para subcontratantes subsequentes sediados no Reino Unido, como a Speechmatics Ltd.; em cada caso, com as Cláusulas Contratuais-Tipo da UE (2021) ao abrigo do artigo 46.º, n.º 2, alínea c), do RGPD como mecanismo contratual supletivo.

9.3 Sempre que uma transferência se baseie numa decisão de adequação nos termos do artigo 45.º do RGPD (como o DPF UE-EUA), não é exigida qualquer Avaliação de Impacto da Transferência (TIA) nem autorização adicional. O Subcontratante mantém uma Avaliação de Impacto da Transferência estritamente para as transferências que assentem em garantias adequadas ao abrigo do artigo 46.º do RGPD (por exemplo, as CCT como mecanismo supletivo). Quando aplicável ao abrigo do artigo 46.º do RGPD, esta avaliação documenta medidas suplementares (Desidentificação antes da transferência, Zero Data Retention, fixação à região da UE (EU-region pinning), cifragem) e é disponibilizada ao Responsável pelo tratamento mediante pedido.

§ 10 Assistência ao Responsável pelo tratamento

10.1 Direitos dos titulares dos dados (artigo 28.º, n.º 3, alínea e)): tendo em conta a natureza do tratamento, o Subcontratante presta assistência ao Responsável pelo tratamento, através de medidas técnicas e organizativas adequadas, no cumprimento das obrigações do Responsável pelo tratamento ao abrigo dos artigos 12.º a 23.º do RGPD. Qualquer pedido de um titular dos dados recebido diretamente pelo Subcontratante é reencaminhado para o Responsável pelo tratamento sem demora injustificada; o Subcontratante não responde substantivamente aos titulares dos dados do Responsável pelo tratamento. No caso do Módulo Scribe, as retiradas de consentimento reencaminhadas pelo Responsável pelo tratamento são executadas no prazo de 24 horas (Anexo A-4).

10.2 Artigos 32.º a 36.º (artigo 28.º, n.º 3, alínea f)): o Subcontratante presta assistência ao Responsável pelo tratamento no cumprimento das obrigações de segurança, de notificação de violações, de avaliação de impacto sobre a proteção de dados e de consulta prévia, nomeadamente através da disponibilização da sua AIPD (DPIA), da Arquitetura de Proteção de Dados e das informações exigidas pelo artigo 33.º, n.º 3, do RGPD em caso de violação de dados pessoais.

10.3 A assistência ao abrigo dos §§ 10.1-10.2 é prestada gratuitamente na medida em que seja legalmente exigida e ocorra no decurso normal da atividade; para pedidos que excedam este âmbito, aplica-se o § 14.2.

§ 11 Violações de dados pessoais

11.1 O Subcontratante notifica o Responsável pelo tratamento sem demora injustificada após ter tido conhecimento de uma violação de dados pessoais que afete dados pessoais tratados por conta do Responsável pelo tratamento — como objetivo operacional não vinculativo: no prazo de 24 horas a contar do conhecimento — e, em qualquer caso, com antecedência suficiente para permitir ao Responsável pelo tratamento cumprir a sua própria obrigação de 72 horas nos termos do artigo 33.º, n.º 1, do RGPD.

11.2 A notificação contém, no mínimo, as informações previstas no artigo 33.º, n.º 3, do RGPD (a natureza da violação; as categorias e o número aproximado de titulares dos dados e de registos afetados; as consequências prováveis; as medidas adotadas ou propostas; o ponto de contacto). As informações podem ser prestadas por fases quando e na medida em que não estejam disponíveis em simultâneo.

11.3 O Subcontratante documenta todas as violações, incluindo as não sujeitas a notificação, num registo de incidentes (artigo 33.º, n.º 5, do RGPD) e gere os incidentes de acordo com o seu Plano de Resposta a Incidentes. O Subcontratante apoia as notificações do Responsável pelo tratamento às autoridades de controlo e aos titulares dos dados.

11.4 Uma notificação ao abrigo do presente § 11 não constitui um reconhecimento de culpa ou de responsabilidade.

§ 12 Documentação, informação e direitos de auditoria (artigo 28.º, n.º 3, alínea h))

12.1 O Subcontratante disponibiliza ao Responsável pelo tratamento todas as informações necessárias para demonstrar o cumprimento das obrigações previstas no artigo 28.º do RGPD.

12.2 O Responsável pelo tratamento (ou um auditor por si mandatado, que não pode ser um concorrente direto do Subcontratante e que deve estar vinculado a confidencialidade) pode realizar auditorias, incluindo inspeções, às operações de tratamento abrangidas pelo presente Contrato.

12.3 Modalidades: as auditorias exigem um pré-aviso razoável (normalmente 14 dias; nenhum no caso de um incidente grave fundamentado), têm lugar durante o horário de expediente, não mais de uma vez por ano civil salvo se houver uma causa específica, não podem comprometer a confidencialidade dos dados de outros clientes e são realizadas a expensas do Responsável pelo tratamento; sempre que uma auditoria revele um incumprimento material do presente Contrato pelo Subcontratante, o Subcontratante suporta os custos razoáveis dessa auditoria. O Subcontratante pode satisfazer um pedido de auditoria, num primeiro momento, disponibilizando meios de prova significativos e atuais (relatórios de auditoria, certificações, prova das TOM, o pacote de documentação); quando tal resolva razoavelmente o pedido, não é exigida uma inspeção no local.

12.4 As conclusões são documentadas; o Subcontratante sana as deficiências fundamentadas num prazo razoável e comunica a respetiva conclusão.

12.5 O Subcontratante tolera e coopera razoavelmente com as investigações das autoridades de controlo competentes relativas aos tratamentos ao abrigo do presente Contrato (artigo 31.º do RGPD) e informa o Responsável pelo tratamento, sem demora injustificada, de qualquer medida de controlo relativa a esse tratamento, salvo se essa informação for proibida por lei.

§ 13 Eliminação e devolução de dados pessoais (artigo 28.º, n.º 3, alínea g))

13.1 Após a cessação do presente Contrato — ou antes, mediante instrução do Responsável pelo tratamento — o Subcontratante, à escolha do Responsável pelo tratamento, devolve todos os dados pessoais tratados por conta do Responsável pelo tratamento num formato corrente e legível por máquina e/ou elimina-os, incluindo todas as cópias, e confirma a eliminação ao Responsável pelo tratamento em forma de texto (§ 126b BGB) no prazo de 30 dias (certificado de eliminação).

13.2 Exceções: (a) os dados que o Subcontratante deva conservar por força do direito da União ou de um Estado-Membro são bloqueados para qualquer outra utilização e eliminados após o termo da obrigação de conservação; (b) as cópias de segurança (backup) são eliminadas através do termo do ciclo de rotação de backups (máximo de 90 dias, Anexo F) e não são restauradas, salvo para efeitos de recuperação em caso de desastre, caso em que se assegura a sua reeliminação; (c) os dados irreversivelmente anonimizados (Anexo G) não são dados pessoais; os dados anonimizados já disponibilizados completam o respetivo ciclo de conservação acordado, salvo acordo em contrário.

13.3 Durante a vigência, a eliminação segue os prazos e métodos de conservação do Anexo F, incluindo os prazos de eliminação do Scribe (Anexo A-4) e a eliminação automatizada das cópias de tratamento transitório (máximo de 24 horas após a conclusão da tarefa).

§ 14 Remuneração; custos

14.1 A remuneração pela Plataforma rege-se pelo contrato de serviços principal. O cumprimento das obrigações previstas no presente Contrato está incluído, sem prejuízo do § 14.2.

14.2 O apoio que exceda o que o artigo 28.º do RGPD exige no decurso normal da atividade — em particular auditorias para além da periodicidade do § 12.3, análises personalizadas extensas ou alterações de instruções ao abrigo do § 4.5 — pode ser cobrado a um custo razoável e documentado, acordado antecipadamente.

§ 15 Vigência; cessação; subsistência

15.1 O presente Contrato entra em vigor mediante assinatura (ou mediante aceitação eletrónica documentada, § 17.2) e vigora pelo prazo do contrato de serviços principal. Não pode ser cessado autonomamente enquanto o contrato de serviços principal exigir o tratamento de dados pessoais.

15.2 Qualquer das Partes pode resolver o Contrato com justa causa; para o Responsável pelo tratamento, a justa causa inclui o incumprimento grave ou persistente do presente Contrato pelo Subcontratante que não seja sanado dentro de um prazo razoável de correção.

15.3 Os §§ 6 (confidencialidade/§ 203), 11.3 (documentação), 12 (na medida do necessário para verificar o cumprimento do § 13), 13 (eliminação/devolução) e 18 subsistem após a cessação.

§ 16 Mecanismo de alteração (atualização de Anexos sem nova assinatura)

16.1 Âmbito. Apenas os Anexos enumerados no § 2.3 podem ser atualizados ao abrigo do presente § 16. As alterações ao corpo do presente Contrato exigem a forma escrita assinada por ambas as Partes (Schriftform, § 126 BGB; basta uma assinatura eletrónica qualificada nos termos do § 126a BGB).

16.2 Limites. Uma atualização de um Anexo nunca pode: (a) reduzir o nível de proteção dos titulares dos dados; (b) alargar as categorias de dados pessoais ou as finalidades para além do âmbito ativado para o Responsável pelo tratamento, exceto através do § 16.4; ou (c) restringir os direitos legais ou contratuais do Responsável pelo tratamento.

16.3 Atualizações mediante notificação. As atualizações dentro dos limites do § 16.2 — incluindo melhorias das TOM, alterações editoriais e novos Módulos de Fluxo de Trabalho que tratem apenas categorias de dados e finalidades já ativadas para o Responsável pelo tratamento — são notificadas ao Responsável pelo tratamento em forma de texto com uma antecedência mínima de 14 dias relativamente à sua entrada em vigor. As alterações de subcontratantes subsequentes seguem o § 8.2 (30 dias + direito de oposição). Se o Responsável pelo tratamento se opuser a uma atualização ao abrigo do § 16.3 com fundamentos razoáveis de proteção de dados e não for alcançada uma solução antes da data de entrada em vigor, a atualização não produz efeitos relativamente ao Responsável pelo tratamento; quando a continuação específica para o cliente não for possível por a atualização ser tecnicamente indivisível na Plataforma multiutilizador (multi-tenant), o Responsável pelo tratamento pode, em alternativa, resolver os serviços afetados sem penalização.

16.4 Novas categorias de dados ou finalidades — Ativação de Módulo. Um Módulo de Fluxo de Trabalho cujo tratamento envolva categorias de dados ou finalidades ainda não ativadas para o Responsável pelo tratamento passa a integrar o âmbito das instruções apenas mediante Ativação de Módulo: uma habilitação explícita e registada pelo administrador autorizado do Responsável pelo tratamento, precedida de uma descrição na Plataforma das categorias de dados, das finalidades, da conservação, dos subcontratantes subsequentes do Módulo e — quando aplicável — dos requisitos de consentimento (por exemplo, o consentimento do doente no Scribe). O registo de ativação é conservado como instrução documentada (artigo 28.º, n.º 9, do RGPD) e disponibilizado ao Responsável pelo tratamento.

16.5 Controlo de versões. Cada Anexo indica uma versão, uma data de entrada em vigor e um registo de alterações; o Subcontratante conserva todas as versões históricas e disponibiliza-as mediante pedido. As versões dos Anexos aplicáveis ao Responsável pelo tratamento em cada momento são as que constam do Registo de Configuração do Cliente, tal como atualizado nos termos do presente § 16; o Subcontratante fornece ao Responsável pelo tratamento uma cópia atualizada do Registo de Configuração do Cliente após cada alteração.

§ 17 Responsabilidade; celebração do presente Contrato

17.1 A responsabilidade das Partes ao abrigo do artigo 82.º do RGPD (incluindo a repartição interna nos termos do artigo 82.º, n.º 5) permanece inalterada. As coimas aplicadas a uma Parte ao abrigo do artigo 83.º do RGPD são suportadas por essa Parte.

17.2 Celebração em forma eletrónica: o presente Contrato pode ser celebrado mediante a aceitação eletrónica documentada do Responsável pelo tratamento no âmbito da Plataforma (ação de aceitação separada, confirmação dos poderes de representação, registo da identidade, da data e hora e da versão aceite, disponibilização de uma cópia em formato duradouro), satisfazendo o artigo 28.º, n.º 9, do RGPD. Os hospitais e outras instituições podem, em alternativa, exigir a celebração com contra-assinatura.

17.3 A responsabilidade contratual (que não a prevista no § 17.1) rege-se pelo contrato de serviços principal.

§ 18 Disposições finais

18.1 O presente Contrato rege-se pelo direito alemão. O foro exclusivo, quando admissível, é München.

18.2 Na versão celebrada com o cliente, o texto alemão prevalece sobre qualquer tradução de cortesia.

18.3 Caso disposições individuais do presente Contrato sejam ou se tornem inválidas, a validade das demais disposições permanece inalterada; as Partes substituirão a disposição inválida por uma disposição válida que mais se aproxime da sua finalidade económica e de proteção de dados.

18.4 O § 16 rege as atualizações de Anexos; os §§ 15 e 16.1 regem as alterações ao corpo do presente Contrato. Os acordos individualmente negociados prevalecem (§ 305b BGB).

18.5 Notificações: as notificações ao abrigo do presente Contrato são efetuadas em forma de texto (correio eletrónico) para os endereços de contacto registados no Registo de Configuração do Cliente (Anexo B, Apêndice B-1); cada Parte deve manter os seus endereços atualizados. Notificações ao Subcontratante: regulatory@synduct.com.

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Aceitação

O presente Contrato é celebrado mediante a aceitação eletrónica documentada do Cliente (artigo 28.º, n.º 9, do RGPD); não é exigida qualquer assinatura manuscrita.

• Durante o onboarding, ou na primeira utilização de um módulo que trate dados de doentes (por exemplo, o módulo Scribe ou o módulo de Relatórios / carta de alta), o representante autorizado do Cliente aceita o presente Contrato mediante uma ação de aceitação explícita (por exemplo, clicando em «Aceitar»).
• A aceitação é registada com a identidade do utilizador que aceita, a data e hora e a versão aceite. A habilitação de tal módulo constitui igualmente uma Ativação de Módulo e uma instrução documentada nos termos dos §§ 4.2 e 16.4, incluindo a confirmação de quaisquer requisitos de consentimento aplicáveis (por exemplo, o consentimento do doente no Scribe).
• O Cliente confirma que a pessoa que aceita está autorizada a celebrar o presente Contrato em nome do Cliente.
• É disponibilizada ao Cliente uma cópia do Contrato aceite em formato duradouro.

Os hospitais e outras instituições que exijam uma versão em papel contra-assinada ou com assinatura eletrónica qualificada podem solicitá-la através de regulatory@synduct.com.